Gæsteindlæg af Anders Balmer, KPMG

Dette indlæg er skrevet af Anders Balmer, revisor med speciale i online-virksomheder hos KPMG i Aarhus. Her giver han gode råd og anbefalinger til online butikker vedrørende besparelser på fragt, sortimentbredde og økonomirapportering.

Moms på fragt – Post Danmark

Danske online butikker tilbyder i større omfang end tidligere sine kunder at vælge mellem flere forskellige fragtfirmaer til levering af deres varer. I forbindelse med valg af fragtleverandør og udarbejdelse af fakturaer er det væsentligt for online butikker at være opmærksomme på, at det kan være muligt at spare væsentlige momsbeløb ved at udnytte momslovens udlægsregler.

Post Danmarks forsendelser til privatpersoner i Danmark er ikke momsbelagte, hvorfor butikker, der tilbyder fragt med Post Danmark til privatadresser, har mulighed for at viderefakturere udgifter til fragt med Post Danmark uden at pålægge disse moms – fordelen herved er belyst i beregningseksemplet nedenfor, hvor der er taget udgangspunkt i en online butik, der sælger iPhone covers.

I det første eksempel faktureres fragten med 50 kr., hvoraf momsen på 10 kr. registreres som udgående moms og afregnes til SKAT ved butikkens momsindberetning. Derfor udgør butikkens egentlige indtægt på fragt 40 kr. ekskl. moms, selvom butikkens omkostninger til fragt udgør 50 kr. ekskl. moms.

Den største fordel ved at udnytte momslovens udlægsregler er, at forbrugeren ikke betaler mere for fragten – online butikker slipper blot for at skulle afregne moms af den viderefakturerede fragt til SKAT.

Butikker, der fakturerer et større beløb for fragt, end deres reelle omkostninger hertil, herunder butikker, der fakturerer ”fragt og administration” samlet, kan ligeledes anvende momslovens udlægsregler. SKAT stiller i disse tilfælde krav til, at den opnåede gevinst løbende registreres i selskabets bogføring, og at virksomheden periodevis beregner og betaler moms af denne avance.
Virksomheder, der tilbyder ”fri fragt ved køb for mere end x kr.” kan ved at foretage mindre justeringer i deres formulering og fakturaer ligeledes udnytte reglen.

Sortiment

Mange online butikker har en formentlig berettiget holdning til, at et stort produktudvalg er vejen til øget konkurrencedygtighed, større ordrestørrelser m.v. Som følge heraf fylder online butikker med et begrænset varesortiment de digitale hylder op med hundredevis af ”fyld-varer”, som de ofte tjener meget lidt eller ingenting på, men som leveres via drop-shipping aftaler, og derfor ikke umiddelbart er en ulempe for virksomheden at have på hylderne.

I forbindelse med en opfyldning af hylderne med sådanne varer er det væsentligt at medtage overvejelser om, hvorvidt det er en reel fordel at tilbyde sine kunder disse varer, da varer købt via drop-shipping vil medføre øgede administrationsomkostninger, herunder vedrørende:

Bogføring og betaling af varer
Vedligehold af produkttekster m.v.
Øgede supportudgifter
Omkostninger ifbm. modtagelse, behandling og opbevaring af returvarer
Tidsforbrug ved indkøb og øvrig korrespondance med leverandører

Selvom det umiddelbart kan virke som en god idé at fylde sin butik op med hundredevis af varer for at tilbyde sine kunder et større varesortiment, kan det således være en god idé at sikre sig, at disse varer kan generere et fornuftigt mersalg af eksisterende produkter eller et betydeligt dækningsbidrag i sig selv, idet man i modsat fald risikerer, at et eventuel beskedent dækningsbidrag lynhurtigt bliver ædt op af øgede kapacitetsomkostninger.

Online butikker bør derfor have løbende fokus på dækningsbidraget på alle sine varer og sammenligne dette med, hvor meget disse varer kræver af support, hvor mange produkter man får retur, hvor dyrt det er at markedsføre disse produkter m.v.

Hvis du som online butik alene har få varer, vil det samtidig ofte være en fordel at købe større partier heraf til eget lager (ofte selvom dette kræver bankfinansiering e.l.), da man herved kan opnå betydeligt bedre priser, end hvis man blot køber ind i takt med, at varerne sælges.

Ovenstående er ikke gældende for alle online butikker, idet det selvfølgelig også kan være værdifuldt at udbyde mange forskellige varer – men det er vigtigt at foretage en kvalificeret vurdering af, hvorvidt det kan betale sig for den enkelte butik, at udbyde et bredt sortiment.

Økonomirapportering og faste omkostninger

For mange virksomheder er økonomirapportering noget, der foregår en enkelt gang om året, når virksomheden skal aflægge årsregnskab – og for mange virksomheder, byder årsregnskabet på både positive og negative overraskelser.

Mindre virksomheder foretager i forvejen kvartalsvis bogføring til brug for momsangivelse, og det kan derfor som minimum anbefales, at virksomheder kvartalsvist analyserer sin saldobalance, herunder sammenholder periodens dækningsgrad, personale-omkostninger, markedsføringsomkostninger m.v. med et udarbejdet budget eller med saldobalancen for kvartalet forinden, således at man kan gribe ind, hvis virksomhedens faste omkostninger, returvaremængde e.l. stiger, eller hvis et kvartals omsætning falder. En løbende økonomirapportering kan endvidere give anledning til yderligere undersøgelse af, om f.eks. et fald i omsætningen skyldes fald inden for efterspørgslen på enkelte varer eller varegrupper, eller om der er tale om et overordnet fald i virksomhedens driftsaktiviteter.

Hvem har styr på tallene?

For mange mindre virksomheder gælder det, at ledelsen synes, at de ”har styr på tallene”, selvom der ikke udarbejdes regnskabet – men det viser sig ofte, at f.eks. manglende indbetaling fra kunder, øgede omkostninger, faldende gennemsnitlig dækningsgrad m.v. først opdages meget sent, idet der ikke er fokus på en detaljeorienteret overvågning af virksomhedens regnskab.

I tilfælde af en faldende omsætning eller svigtende forventet vækst kan det endvidere være en fordel at sørge for at afskedige medarbejdere i god tid, idet disses opsigelsesvarsel betyder, at de reelt ofte skal afskediges 3 måneder inden behovet for dem ophører for at undgå for store personaleomkostninger.

Løbende økonomirapportering og gennemgang af perioderegnskaber behøver ikke være en omfattende manøvre, der tager flere dage – ofte vil det tage en bogholder få timer at periodisere og finpudse en saldobalance, så den kan anvendes som beslutningsgrundlag for ledelsen. Herudover kan der være betydelige fordele forbundet med at involvere sin bank i den løbende udvikling i virksomheden, således at forventede behov for optagelse af lån m.v. opdages tidligt og drøftes med banken inden, der opstår et akut finansieringsbehov.